Hiện nay không chỉ Trung tâm Anh ngữ mà các trường học tại Việt Nam đều đang hợp tác và làm việc cùng Giáo viên nước ngoài. Do đó, việc viết email chuyên nghiệp là rất cần thiết để thể hiện sự tôn trọng cũng như xây dựng tính gắt kết văn hóa từ chính trung tâm/trường học của mình. Vietnam Teaching Jobs (VTJ) đã tổng hợp 5 điều cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh cho Giáo viên nước ngoài. Hãy cùng tham khảo ngay nhé!

Phong cách ngôn ngữ trong email

Sử dụng ngôn từ lịch thiệp

Sử dụng ngôn từ lịch thiệp khi viết email bằng tiếng Anh cho Giáo viên nước ngoài (Nguồn: Internet)

Để viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên nước ngoài, điều quan trọng nhất cần lưu ý là sử dụng ngôn từ lịch thiệp. Đây là yêu cầu cơ bản để tôn trọng người nhận email và truyền đạt thông điệp một cách chính xác. Tránh sử dụng từ ngữ quá thoải mái hoặc chuyên ngành vì nó có thể gây hiểu lầm và làm giảm độ chuyên nghiệp của email.

• Thay vì sử dụng từ “cool” để miêu tả một điều gì đó, chúng ta nên sử dụng từ “interesting” hoặc “fascinating” để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận.
• Thay vì sử dụng các từ ngữ khó hiểu hoặc chuyên ngành, nên sử dụng các từ đồng nghĩa phổ biến hơn như “informative” thay cho “educational” hoặc “difficult” thay cho “challenging”.

Ví dụ:

Dear Professor Johnson,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the possibility of having you as a guest speaker for our English language class. Your extensive experience in teaching English as a second language and your research in language acquisition make you a valuable resource for our students.

Thank you for considering this request, and I look forward to hearing from you soon.

Best regards,

Mary Smith

Đọc thêm: MẪU EMAIL TUYỂN DỤNG GIÁO VIÊN NƯỚC NGOÀI

Sử dụng cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu

Sử dụng cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu khi viết email bằng tiếng Anh cho Giáo viên nước ngoài (Nguồn: Internet)

Tránh viết những câu quá dài và phức tạp khiến Giáo viên nước ngoài khó hiểu ý mà bạn muốn truyền tải. Thay vào đó, hãy sử dụng các câu ngắn ngon, dễ hiểu và trực tiếp đi vào vấn đề.

Ví dụ:

Hi Professor Kim,

I’m writing to ask for your advice on the best ways to improve my English speaking skills. As a non-native speaker, I sometimes find it difficult to communicate effectively in English, and I would greatly appreciate any tips or resources you can recommend.

Thank you for your time and expertise.

Sincerely,

John Doe

Chú ý đến các từ ngữ chuyên ngành và từ viết tắt

Chú ý đến các từ ngữ chuyên ngành và từ viết tắt khi viết email bằng tiếng Anh cho Giáo viên nước ngoài (Nguồn: Internet)

Khi viết email cho giáo viên nước ngoài, trung tâm anh ngữ cần lưu ý không sử dụng quá nhiều từ ngữ chuyên ngành hoặc từ viết tắt mà giáo viên có thể không hiểu hoặc nhầm lẫn.

Ví dụ nếu trung tâm muốn yêu cầu giáo viên đến dạy thế buổi học

Thay vì viết “Could you please sub for the class tomorrow?”, bạn có thể viết “Could you please fill in for the class tomorrow?”

Ngoài ra, trung tâm anh ngữ cần đảm bảo rằng các thuật ngữ chuyên ngành chỉ được sử dụng khi chắc chắn giáo viên có thể hiểu rõ nghĩa của chúng. Ví dụ, nếu trung tâm muốn yêu cầu giáo viên chuẩn bị bài giảng trên PowerPoint, trung tâm nên viết “Could you please prepare the lesson on PowerPoint?” thay vì viết “Could you please prepare the deck for the lesson?” vì từ “deck” có thể không phải là thuật ngữ phổ biến trong giảng dạy và giáo viên có thể không hiểu ý trung tâm muốn nói.

Để đảm bảo giáo viên nước ngoài hiểu rõ nội dung của email, trung tâm anh ngữ cần sử dụng các từ ngữ dễ hiểu và có giải thích khi cần thiết. Ví dụ, nếu trung tâm muốn yêu cầu giáo viên đến dạy một buổi học vào thứ Bảy tới, trung tâm có thể viết “Could you please come and teach the class on the coming Saturday?” thay vì viết “Could you please come and teach the class on 3/20/2023?” để tránh sử dụng các từ ngữ khó hiểu như “coming” và “3/20/2023”.

Đọc thêm: Bí quyết tối ưu hiệu quả hoạt động Email Marketing cho trung tâm Anh ngữ

Cung cấp đầy đủ thông tin và trả lời đúng câu hỏi được đặt ra

Khi viết email cho giáo viên nước ngoài, hãy chú ý cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến nội dung của email và trả lời đúng câu hỏi được đặt ra. Đây là cách để giáo viên có thể hiểu rõ và phản hồi lại một cách chính xác và kịp thời.

Cung cấp đầy đủ thông tin trong email

Cung cấp đầy đủ thông tin trong email (Nguồn: Internet)

• Bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết về vấn đề bạn đang muốn trao đổi để giáo viên nước ngoài hiểu rõ về tình hình.
• Thể hiện sự rõ ràng và chuyên nghiệp trong cách viết email của bạn.

Ví dụ:

I would like to request your feedback on the new English textbook that we are considering for our curriculum. Attached you will find a PDF of the textbook for your review. Please let me know your thoughts on the content and structure of the book.

Thank you for agreeing to give a presentation on teaching strategies for our teacher training workshop. Could you please provide me with a brief summary of the main points you will cover in your presentation, as well as any materials you will need?

Trả lời đúng câu hỏi được đặt ra

Trả lời đúng câu hỏi được đặt ra (Nguồn: Internet)

Đọc kỹ email của giáo viên nước ngoài và đảm bảo rằng bạn trả lời đúng câu hỏi hoặc yêu cầu mà họ đưa ra.

Nếu cần, hãy xác nhận lại vấn đề để tránh hiểu nhầm hoặc trả lời sai câu hỏi.

Ví dụ:

Thank you for your email regarding the upcoming English competition. To answer your question, the deadline for registration is next Friday, and the competition will take place on the following Saturday. I hope this information is helpful. Please let me know if you have any further questions.

I received your email about the curriculum development project, and I would be happy to provide feedback. Could you please clarify whether you are looking for feedback on the overall structure of the curriculum or on specific lesson plans? This will help me to provide more targeted feedback.

Sắp xếp nội dung email một cách logic và dễ hiểu

Để trình bày nội dung email một cách logic và dễ hiểu, chúng ta có thể sử dụng một số phương pháp như:

Sử dụng tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn

Tiêu đề giúp người nhận hiểu được chủ đề chính của email. Tiêu đề nên được viết ngắn gọn và súc tích, không quá dài và không có những từ không cần thiết.

Ví dụ: “Meeting Reminder – 10:00 am, March 15th, 2023”

Sắp xếp nội dung email theo đúng thứ tự

Sắp xếp nội dung email theo đúng thứ tự (Nguồn: Internet)

Để email dễ hiểu, chúng ta nên sắp xếp nội dung theo đúng thứ tự, từ những thông tin quan trọng nhất đến những thông tin chi tiết hơn.

Ví dụ:

Dear Mr. Smith,

I hope this email finds you well. I am writing to remind you about our meeting tomorrow at 10:00 am in Room 203. The agenda for the meeting will be as follows:

• Introduction
• Update on Project A
• Discussion of Budget Report
• Any Other Business

Please let me know if you have any questions or concerns regarding the meeting.

Best regards,

John Doe

Sử dụng đoạn văn và dấu chấm câu

Sử dụng đoạn văn và dấu chấm câu (Nguồn: Internet)

Sử dụng đoạn văn và dấu chấm câu giúp email dễ đọc hơn và người nhận có thể dễ dàng hiểu được ý chính của từng phần nội dung.

Ví dụ:

Dear Ms. Lee,

I hope this email finds you well. I am writing to follow up on our previous conversation regarding the upcoming marketing campaign for our new product.

As we discussed, the marketing campaign will focus on digital advertising, social media, and influencer partnerships. We have also secured a spot on a popular podcast to promote our product.

I would like to schedule a meeting with you and the marketing team to discuss the details of the campaign and assign tasks. Please let me know your availability for next week.

Best regards,

Jane Doe

Thể hiện sự quan tâm và tận tâm đến công việc của giáo viên nước ngoài

Sử dụng câu chào hỏi thích hợp

Sử dụng câu chào hỏi thích hợp (Nguồn: Internet)

• Sử dụng các câu chào hỏi thân mật như “Dear” hoặc “Hello” để bắt đầu email.
• Sử dụng tên giáo viên nước ngoài (nếu được cung cấp) để làm cho email trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ:

• Dear Ms. Smith,
• Hello John,

Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng giáo viên nước ngoài

Thể hiện sự quan tâm đến công việc của giáo viên nước ngoài

Thể hiện sự quan tâm đến công việc của giáo viên nước ngoài (Nguồn: Internet)

• Hỏi về các hoạt động và dự án mà giáo viên đang làm việc để thể hiện sự quan tâm đến công việc của họ.
• Cung cấp thông tin liên quan đến công việc của giáo viên nước ngoài để đảm bảo rằng họ hiểu rõ hơn về vấn đề mà bạn muốn trao đổi.

Ví dụ:

I hope everything is going well with your classes at our language center. Could you please provide me with an update on the progress of the curriculum development project that you are working on?

Thank you for taking the time to prepare such an informative presentation for our school’s annual English competition. I was wondering if you could share some of the resources you used to create the activities with me?

Sử dụng các câu cảm ơn phù hợp.

Sử dụng các câu cảm ơn phù hợp để thể hiện sự tôn trọng và cảm kích đến giáo viên nước ngoài

Sử dụng các câu cảm ơn khi gửi email cho Giáo viên nước ngoài (Nguồn: Internet)

Thể hiện sự cảm kích đến giáo viên nước ngoài về những đóng góp và hỗ trợ của họ đối với công việc của bạn hoặc trung tâm Anh ngữ/trường học tại Việt Nam.

Ví dụ:

Thank you so much for your detailed feedback on our lesson plans. Your suggestions were incredibly helpful and have greatly improved the quality of our classes.

I really appreciate all of the extra time and effort you put into organizing the extracurricular activities for our students. Your dedication to their learning experience is truly inspiring.

Kiểm tra

Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp

Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email là một bước quan trọng để đảm bảo email của bạn được gửi đi một cách chính xác và chuyên nghiệp. Các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp như Grammarly, ProWritingAid, hay Hemingway Editor có thể giúp bạn kiểm tra và sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, cũng như cung cấp các gợi ý cho phong cách viết của bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến các từ ngữ chuyên ngành và từ viết tắt. Ví dụ, trong trường hợp gửi email cho giáo viên nước ngoài, bạn nên sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến giáo dục, ví dụ như “curriculum” thay vì “syllabus”, “teaching methodology” thay vì “teaching style”, “student assessment” thay vì “grading”.

Ngoài ra, cần tránh sử dụng quá nhiều từ viết tắt, đặc biệt là trong trường hợp gửi email cho giáo viên nước ngoài, bởi vì họ có thể không quen thuộc với các từ viết tắt của tiếng Anh được sử dụng trong ngành giáo dục của Việt Nam. Nếu cần sử dụng các từ viết tắt, hãy chắc chắn rằng giáo viên nước ngoài đã biết và hiểu chúng.

Ví dụ:

•  “Hello, how are you today? I am writing to follow up on our previous email exchange regarding the lesson plan for the upcoming week.”
• Các từ chuyên ngành: “We would like to request your input on the curriculum for the upcoming semester, particularly on the topic of student assessment.”
• Các từ viết tắt: “We plan to implement a new teaching methodology that has been proven to be effective in other countries. It is called CLIL (Content and Language Integrated Learning).”

Đảm bảo định dạng và giao diện email đẹp và dễ đọc

Định dạng email

Khi viết email cho giáo viên nước ngoài, bạn nên tạo một định dạng email đơn giản, trực quan và dễ đọc. Bạn có thể sử dụng các mục để phân chia thông tin và đảm bảo rằng nội dung email của bạn được sắp xếp một cách logic. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các kí hiệu trình bày để làm nổi bật những thông tin quan trọng, như in đậm hoặc gạch chân các từ quan trọng.

Ví dụ:

Dear Mr. John,

I hope this email finds you well. I am writing to inquire about the upcoming English proficiency test. As a parent of a student at your school, I am interested in learning more about the test format and the skills that will be assessed.

Could you please provide me with more information about the test date, time, and location? Also, would it be possible for you to share some sample questions or study materials that I could review with my child?

Thank you in advance for your time and assistance.

Best regards,

Mary Smith

Đọc thêm: Tải bản mô tả công việc (JD) tuyển dụng giáo viên nước ngoài

Giao diện email

Giao diện email (Nguồn: Internet)

Nếu bạn muốn tạo ra một email ấn tượng hơn, bạn có thể sử dụng một số màu sắc và hình ảnh để làm cho email của mình trở nên sinh động hơn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng màu sắc và hình ảnh nên được sử dụng một cách hợp lý và không quá nhiều để tránh làm phiền người đọc.

Ví dụ:

Dear Ms. Lee,

I am thrilled to inform you that your child has been selected to participate in our school’s annual talent show! This year’s theme is “A Night at the Movies” and we are looking forward to seeing your child’s amazing performance.

To help your child prepare for the show, we have attached a flyer with more information about the event, including the date, time, and location. We have also included a list of suggested movie songs that your child may consider performing.

We hope your child will have a great time preparing for the show and we can’t wait to see him/her shine on stage!

Sincerely,

Tom Davis

Kiểm tra tệp đính kèm

Khi gửi email với tệp đính kèm, chúng ta cần kiểm tra kỹ lưỡng tệp đính kèm để đảm bảo nó được đính kèm đầy đủ và không có lỗi. Đây là một số lưu ý khi kiểm tra tệp đính kèm:

• Kiểm tra tên tệp: Chắc chắn rằng tên tệp đúng với nội dung của tệp đó và không có lỗi chính tả.
• Kiểm tra định dạng: Đảm bảo rằng tệp đính kèm có định dạng đúng và có thể mở trên các phần mềm khác nhau.
• Kiểm tra kích thước: Kiểm tra kích thước của tệp đính kèm để đảm bảo rằng nó không quá lớn để gửi qua email.
• Mã hóa tệp đính kèm: Nếu tệp đính kèm chứa thông tin nhạy cảm, hãy mã hóa tệp đính kèm để bảo vệ thông tin.
• Kiểm tra lại tệp đính kèm trước khi gửi: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại tệp đính kèm một lần nữa để đảm bảo rằng nó đã được đính kèm đầy đủ và không có lỗi.

Nếu có nhiều tệp đính kèm, hãy đặt tên cho từng tệp đính kèm để dễ dàng phân biệt. Chúng ta cũng nên đưa ra lời nhắc nhở trong email, để người nhận biết được số lượng và nội dung của các tệp đính kèm.

Đọc thêm: Mẫu form đánh giá dành cho giáo viên nước ngoài dạy demo

Kết luận

Tổng kết lại, viết email cho giáo viên nước ngoài cần cẩn thận và chú ý đến nhiều yếu tố, từ lựa chọn ngôn từ, cách trình bày cho đến sự tôn trọng và hiểu biết về văn hóa của đối tác. Khi thực hiện tốt các yếu tố trên, trung tâm anh ngữ không chỉ giúp cho việc giao tiếp diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn, mà còn tạo được ấn tượng tốt đối với giáo viên nước ngoài, tăng cường mối quan hệ hợp tác và giúp cho việc đào tạo được phát triển tốt hơn. Hãy cùng theo dõi VTJ để đón xem các bài viết mới nhất nhé!