Hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam là gì?

Là khi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngoài cấp được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Quy định này đã được thông qua tại Nghị định số 111/2011 / NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 về chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.

Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu chứ không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Yêu cầu đối với giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam

Nếu bạn muốn tài liệu của mình được hợp pháp hóa lãnh sự, thì chúng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

– Không bao gồm mọi sửa đổi, tẩy xóa chưa được sửa chữa đúng theo quy định của pháp luật.

– Không được chứa các chi tiết mâu thuẫn.

– Không được giả mạo, được cấp mà không có chứng chỉ hợp lệ theo quy định của pháp luật.

– Không có tem hoặc chữ ký không nguyên bản.

– Không có nội dung xâm phạm lợi ích của nhà nước Việt Nam.

Và sau đó, trước khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn phải đảm bảo rằng:

– Giấy tờ, tài liệu của bạn gồm hai trang trở lên phải có dấu giáp lai;

– Giấy tờ của bạn trước hết phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự ở nước ngoài hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước cấp giấy tờ;

– Các giấy tờ, tài liệu của bạn phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu bản chính không được ghi các thứ tiếng đó).

Hợp thức hóa giấy tờ ở đâu?

Nếu bạn đang ở bên ngoài Việt Nam, bạn cần liên hệ với Đại sứ quán Việt Nam gần nhất để được hướng dẫn chi tiết.

Nếu đang ở Việt Nam, bạn có thể mang hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình tại các cơ quan có thẩm quyền sau:

– Hà Nội: Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao, số 40 Trần Phú, quận Ba Đình, Hà Nội.

– HCM: Sở Ngoại vụ TP.HCM, Bộ Ngoại giao, tại 184 bis Pasteur, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM.

Các cơ quan này tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả vào các ngày trong tuần, không kể ngày nghỉ.

Cách hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu tại Đại sứ quán Việt Nam 

LƯU Ý: Vui lòng liên hệ Đại sứ quán Việt Nam để được hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa tài liệu. Thông tin dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo.

Thường có 02 lựa chọn để giấy tờ của bạn được hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

• Lựa chọn 1: Xác thực bởi Bộ Ngoại giao (MOFA) của nước cấp tài liệu/ hồ sơ -> Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán Việt Nam 
• Lựa chọn 2: Xác thực bởi MOFA của nước cấp tài liệu/ hồ sơ -> Xác thực bởi Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán của Nước cấp tại Việt Nam> Hợp pháp hóa bởi MOFA Việt Nam

Sau khi được hợp pháp hóa theo quy trình nêu trên, tài liệu của bạn sẽ được dịch sang tiếng Việt và được chứng nhận để sử dụng tại Việt Nam.

Lựa chọn 1: Xác thực bởi MOFA của nước cấp -> Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán Việt Nam tại nước cấp

Vì nó được hiển thị trong quy trình, bạn sẽ phải hoàn thành 02 bước tiếp theo để tài liệu của bạn sẵn sàng:

Bước 1: Xác thực tài liệu

Những gì bạn cần làm trong bước này là nộp giấy tờ hoặc tài liệu của mình cho Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (MOFA) của nước cấp để chứng thực.

► Lưu ý quan trọng: Bắt buộc phải tuân theo các yêu cầu do Bộ Ngoại giao đưa ra để chứng thực. Ví dụ: một số MOFA nhất định yêu cầu bạn phải có các tài liệu được chứng nhận bởi Công chứng viên trước, trong khi các MOFA khác yêu cầu văn bằng của bạn phải được Bộ Giáo dục và Đào tạo chứng nhận trước, v.v.

Bước 2: Hợp pháp hóa đại sứ quán Việt Nam

Bước này còn được gọi là xác thực đại sứ quán Việt Nam, bạn phải chuẩn bị trước những giấy tờ sau:

– 01 đơn xin chứng thực / hợp pháp hóa tài liệu của bạn –các bạn có thể tham khảo mẫu LS / HPH-2012 / TK

– Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện;

– Bản chính và 01 bản sao các tài liệu hợp pháp hóa đã được chứng nhận MOFA của nước cấp; Bản gốc và 01 bản sao của các tài liệu đã dịch yêu cầu hợp pháp hóa Đại sứ quán Việt Nam, nếu tài liệu đó không được chuẩn bị bằng ngôn ngữ yêu cầu (tiếng Việt hoặc tiếng Anh)

Cuối cùng, nộp những tài liệu này cho đại sứ quán / tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước cấp để hợp pháp hóa lãnh sự.

Lựa chọn 2: Xác thực bởi MOFA nước cấp -> Xác thực bởi Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán nước cấp tại Việt Nam -> Hợp pháp hóa bởi MOFA Việt Nam

Bước 1: Xác thực tài liệu

Tương tự như Bước 1 trong Tùy chọn 1.

Bước 2: Xác thực bởi Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán nước cấp tại Việt Nam

Sau khi được Cục Lãnh sự của MOFA nước cấp chứng thực giấy tờ của bạn, hãy mang giấy tờ đó đến Đại sứ quán / Tổng lãnh sự của nước cấp tại Việt Nam để xác thực thêm.

Ở bước này, bạn thực sự phải tuân theo các hướng dẫn và yêu cầu của Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán.

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự bởi MOFA Việt Nam

Bước cuối cùng để hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam, bạn sẽ phải làm việc với Cục Lãnh sự Hà Nội, hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.

Hồ sơ cần thiết cho quá trình này như sau:

– Giấy đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam theo mẫu số LS / HPH-2012 / TK.

– Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

– 01 bản sao giấy tờ tùy thân nếu nộp qua đường bưu điện;

– Giấy tờ cần thiết có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài hoặc cơ quan khác;

– 01 bản dịch của các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ đó không được ghi bằng các thứ tiếng nêu trên;

Trong trường hợp bắt buộc phải kiểm tra tính xác thực của các tài liệu của bạn; Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bạn xuất trình bản chính, các giấy tờ liên quan và nộp 01 bản sao các giấy tờ nêu trên.

Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho bạn khi cần hợp thức hóa giấy tờ của mình

Nếu có thêm thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về các dịch vụ liên quan đến xử lý  hợp pháp hóa, giấy phép lao động, TRC… tại Việt Nam, vui lòng liên hệ info @ vietnamteachingjobs để được hỗ trợ cụ thể.