Các bước tổ chức webinar cho trung tâm Anh ngữ

Webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến. Trong kiểu sự kiện này, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, điện thoại thông minh ở bất cứ đâu thông qua Internet. Đối với trung tâm Anh ngữ, việc tổ chức webinar có thể phục vụ các mục đích như:

• Đào tạo nhân viên
• Hội thảo chuyên đề
• Giới thiệu dịch vụ mới đối cho khách hàng

Trong gần 3 năm chống chọi với dịch Covid 19 thì tổ chức webinar là giải pháp tối ưu và hiệu quả để các trung tâm Anh ngữ có thể chăm sóc, phát triển khách hàng và nắm bắt được tình hình hoạt động của trung tâm.

Những ưu điểm của việc tổ chức webinar

Đầu tiên hãy cùng VTJ tìm hiểu những lợi ích webinar mang lại cho trung tâm Anh ngữ của bạn nhé:

• Số lượng người tham gia lớn, không bị giới hạn số lượng như tổ chức tại địa điểm trực tiếp (Seminar)
• Khán giả có thể tương tác với diễn giả bằng cách đặt câu hỏi hoặc trả lời thăm dò ý kiến của các công cụ trên nền tảng trực tuyến.
• Ban tổ chức có thể kết nối với nhiều diễn giả tại nhiều điểm cầu.
• Có thể chia sẻ live camera / slide thuyết trình / tài liệu cùng lúc cho người xem.
• Có thể ghi hình cuộc họp
• Tiết kiệm rất nhiều chi phí so với tổ chức sự kiện offline

Sau khi đã hiểu được những lợi ích mà webinar mang lại, bây giờ VTJ sẽ giới thiệu cho bạn quy trình để tổ chức webinar cho trung tâm Anh một cách tối ưu và hiệu quả:

6 bước tổ chức webinar cho trung tâm Anh ngữ

Xác định mục tiêu tổ chức webinar

Bạn muốn tổ chức một buổi webinar nhằm chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay đào tạo? Ngoài ra, sự kiện này sẽ được tổ chức miễn phí hay thu phí?

Lên kế hoạch tổ chức:

Trung tâm của bạn sẽ cần phải chuẩn bị và cân nhắc những yếu tố sau:

• Thời gian

Thời gian nào là phù hợp nhất để có nhiều người tham gia càng tốt? Tùy theo đối tượng là sinh viên, học sinh hay người lớn đi làm, trung tâm cần xác định thời gian phù hợp để có thể dễ dàng thu hút nhiều người tham dự webinar của mình.

• Chủ đề

Những chủ đề chạm đúng nỗi đau, hoặc nằm trong xu thế sẽ rất có ưu thế và đặc biệt hấp dẫn với đối tượng cụ thể mà trung tâm nhắm tới.

• Diễn giả

Diễn giả là một phần quan trọng của buổi webinar. Việc diễn giả là ai có thể ảnh hưởng rất lớn đến việc một người có quyết định tham gia hay không.

• Nội dung
• Hậu cần

Thời gian tổ chức webinar sẽ phụ thuộc vào mục tiêu tổ chức sự kiện và đối tượng tham dự sự kiện. Lưu ý rằng thời gian của sự kiện không nên quá dài để tránh tạo sự mệt mỏi đối với BTC và người xem.

Lưu ý:

• Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Việc mời các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.
• Khi diễn giả trình bày chắc chắn sẽ sử dụng slide thuyết trình dù ít hay nhiều, vì thế hãy làm việc trước với diễn giả để nắm bắt được nội dung và thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video minh họa thay vì chữ. Việc này sẽ tạo sự kết nối giữa người nghe và diễn giả.
• Việc lựa chọn kênh phát trực tiếp cũng vô cùng quan trọng: Facebook, Google meet, Zoom, Skype… mỗi phương tiện đều có công dụng riêng của nó và phần tương tác bạn có thể sử dụng Sli.do, Kahoot, Gartic.io… để đặt câu hỏi, tạo trắc nghiệm, trò chơi, thăm dò ý kiến.

Truyền thông cho sự kiện

Một sự kiện không thể được tổ chức nếu thiếu người tham dự, vì vậy hãy lên một kế hoạch truyền thông cụ thể và thời gian sẽ phụ thuộc vào mục đích của sự kiện. Và sự kiện webinar phải được truyền thông trước, trong, và sau sự kiện để tạo được hiệu quả tốt.

Để chủ động hơn trong bước này, bạn hãy gửi thư mời đối với các khách mời bạn muốn họ tham gia, tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Với sự kiện public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua email marketing, facebook ads, báo chí, KOLs…

Setup trường quay, ghi hình & phát sự kiện trực tuyến

Tùy theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm VTJ đề xuất đến cho bạn là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý, việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian và chi phí.

Hãy đảm bảo các yếu tố kỹ thuật như: đường truyền internet, máy quay, hệ thống âm thanh… được test kỹ càng và luôn có kế hoạch dự phòng nếu có tình huống xấu xảy ra bất ngờ.

Gửi form đánh giá sự kiện và tài liệu đính kèm

Sau sự kiện, cần thu nhập các ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng nội dung cho các sự kiện sau. Ngoài ra, nếu có các tài liệu liên quan đính kèm về cuộc họp, hãy gửi kèm với form đánh giá đến khách hàng để họ có thể nắm bắt toàn bộ nội dung cuộc họp.

Trên đây là những bước để tạo ra một Webinar hiệu quả cho trung tâm Anh ngữ. Bân cạnh đó, hãy tối chúng hơn để đưa ra những chiến lược phù hợp và giảm thiểu chi phí cho trung tâm Anh ngữ của bạn nhé.