8 tiêu chí lựa chọn một CRMs cho trung tâm anh ngữ

Khi chọn một phần mềm quản lý khách hàng CRMs cho trung tâm anh ngữ (Customer Relationship Management software), chúng ta cần phân tích kĩ nhu cầu, các nguồn lực và những lựa chọn trong tầm với để có thể vận hành hiệu quả nhất.

Hãy cùng theo dõi 8 tiêu chí để lựa chọn một CRMs cho trung tâm anh ngữ phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình mà VTJ đã tổng hợp dưới đây để tìm ra câu trả lời!

1. Ngân sách

Có rất nhiều loại CRMs được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Mức giá cho CRMs cũng dao động phù hợp cho mọi ngân sách khác nhau, từ miễn phí cho đến khoảng 240$ 1 tháng. Từ các phần mềm miễn phí như Zoho và Hubspot đến các giải pháp đắt tiền hơn như Salesforce hoặc Dynamics 365, bạn có thể dễ dàng lựa chọn một CRMs cho trung tâm anh ngữ của mình.

Tiêu chí ngân sách phải được phân tích đầy đủ giữa chi phí và lợi ích. Điều này bao gồm chi phí của thời gian dành cho việc triển khai giải pháp và lợi nhuận do nó tạo ra ở cấp độ vận hành và bán hàng. Một CRMs miễn phí nếu cần đến tận vài tuần để triển khai và chỉ có vài tính năng cơ bản có thể không lý tưởng bằng một CRMs trả phí nhưng giúp rút ngắn quá trình bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng một cách đáng kể.

Nếu một CRMs cho trung tâm anh ngữ được triển khai đúng cách, nó sẽ trở thành một khoản đầu tư góp phần đáng kể cho sự phát triển của công ty bạn. Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng chi phí cho một phần mềm CRM sẽ không tăng vọt nếu số lượng người dùng tăng lên hoặc nếu nhu cầu của bạn phát triển và yêu cầu các tính năng nâng cao hơn.

2. Nhu cầu thực sự của bạn về một CRMs cho trung tâm anh ngữ

Hãy cân nhắc câu hỏi: vì sao doanh nghiệp hay trường học của bạn cần một CRMs mới? Bạn có thể đáp ứng những nhu cầu nào khác với giải pháp thay thế mới này?

Có một sự thật là nhiều CRMs tập trung vào một ngành chính duy nhất cho dù đó là bán hàng, dịch vụ khách hàng hay tiếp thị. Có những CRMs cho trung tâm anh ngữ được tùy chỉnh rất tiện lợi như EasyEdu, Ileader hay Eduspace …. Với những phần mềm này trung tâm và trường có thể quản lí và lưu trữ thông tin về học phí, số liệu học viên, giảng viên, nhân viên… khá tiện lợi.

3. Khả năng nâng cấp và mở rộng của một CRMs

Tính linh hoạt của CRMs sẽ là một tiêu chí rất quan trọng, và sẽ là một lợi thế không thể bỏ qua trong các giai đoạn phát triển và mở rộng của trung tâm. Tiêu chí này giúp tránh được việc phải tìm kiếm một CRMs mới nếu phần mềm hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

4. On-premises hay SaaS?

Có hai loại phần mềm CRM chính: Các dạng CRM On-premises (lưu trữ dữ liệu tại chỗ) cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn nhưng thường yêu cầu các chi phí lớn hơn (nhưng được sở hữu vĩnh viễn). Trong khi đó, SaaS là dạng phần mềm dịch vụ, thanh toán theo tháng hoặc năm, và các dữ liệu được lưu trữ tập trung tại bên cung cấp thứ ba.

Trong khi hầu hết các công ty chọn giải pháp SaaS, một số công ty thích có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của họ vì lý do pháp lý hoặc CNTT. Đối với trung tâm hay trường học vừa và nhỏ, SaaS thường được lựa chọn nhờ tính linh hoạt, cũng như dễ dàng nhận được sự hỗ trợ hậu thuẫn từ một bên thứ ba. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể tìm được một lựa chọn CRMs cho trung tâm anh ngữ của mình.

5. Khả năng tích hợp với phần mềm hiện có của bạn

Mục tiêu của CRMs là cải thiện năng suất của bạn. Do đó, phần mềm phải tự tích hợp với các quy trình hiện có của bạn và làm cho quá trình công tác trở nên suôn sẻ hơn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng bộ Office 365, việc tích hợp với Microsoft Dynamics 365 sẽ cho phép nhân viên của bạn thực hiện các quy trình mượt mà hơn.

6. Chất lượng và danh tiếng của nhà cung cấp

Lựa chọn một CRMs cho trung tâm anh ngữ là một quyết định ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển của công ty. Do đó, trung tâm của bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp mà mình chọn có thâm niên hoạt động lâu, và có hồ sơ theo dõi uy tín. Vì thế nhiều người chọn sản phẩm từ những công ty lâu đời như Microsoft, Salesforce và Hubspot vì họ luôn mang tính ổn định cao và không dễ dàng bị sụp đổ.

Hơn nữa, hãy tránh phát triển quá nhiều tính năng tùy chỉnh có thể không còn được hỗ trợ bởi các phiên bản CRMs khác của bạn. Vì nếu làm như vậy, sẽ có lúc chúng ta bi·buộc phải bắt đầu lại toàn bộ quá trình này (khi thay mới CRMs) hoặc phải bỏ các bản cập nhật quan trọng để CRMs của bạn hoạt động trơn tru.

7. Tính ứng dụng

Cho dù trên lý thuyết một phần mềm trông rất lý tưởng, nhưng điều quan trọng là những tính năng của nó có thể thực sự cần thiết khi đưa vào hoạt động hay không. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng CRM được lựa chọn có những tác vụ phù hợp với những ưu tiên công việc của trung tâm mình (ví dụ như CRM có phiên bản di động giúp nhân viên dễ thao tác hơn khi không có máy tính,…)

Đồng thời, để việc hỗ trợ và đào tạo sử dụng công cụ mới cho nhân viên trở nên dễ dàng, hãy lựa chọn một hệ thống CRM có phần training sẵn (dạng video hay file bài giảng).

8. Đội ngũ nhà cung cấp có nhiệt tình hỗ trợ hay không

Một số công ty phần mềm sẽ tính thêm phí cho dịch vụ hỗ trợ bạn trong khi sử dụng sản phẩm của họ. Tuy nhiên, việc có một bên thứ 3 hoặc đội ngũ kỹ sư IT lành nghề là điều rất cần thiết để giúp bảo mật cũng như duy trì tính ổn định cho hệ thống CRMs được sử dụng.

Hy vọng với bài viết về 8 tiêu chí lựa chọn CRMs cho trung tâm anh ngữ này của VTJ, bạn sẽ dễ dàng chọn lựa được một hệ thống quảng lý khách hàng phù hợp nhất cho công ty của mình. Chúc quý trung tâm và trường học tìm ra giải pháp hoàn hảo cho mình và hẹn các bạn ở những bài viết bổ ích sau!