Phần mềm ERP là một phần mềm dùng để Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Đây là một thuật ngữ EdTech tương đối đơn giản tuy nhiên lại rất quan trọng đối với các quy trình kinh doanh giáo dục. Tuy nhiên vì thuật ngữ này có thể làm khó những người còn chưa là chuyên gia trong lĩnh vực EdTech, bài viết này sẽ giúp bạn bước đầu làm quen với nó.

Phần mềm ERP là gì?

Nói một cách đơn giản, phần mềm ERP (thường được gọi là Công cụ Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hoặc “ERP”) là phần mềm quản lý các quy trình kinh doanh cho một công ty, tổ chức hoặc trong trường hợp của bạn là một trường học / trung tâm tiếng Anh.

Vậy ERP “quản lý các quy trình kinh doanh” như thế nào?

Cách thức hoạt động là một phần mềm ERP có nhiều “ứng dụng” hoặc công cụ, hoạt động cùng nhau một cách liền mạch để kết nối các phòng ban và đưa dữ liệu từ các phòng ban đó lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu. Bất kể nhiệm vụ nào bạn cần phải hoàn thành – có thể là soạn báo cáo cuối năm chi tiết hay chỉ đơn giản là kiểm tra trạng thái Tài khoản phải thu – ERP đưa tất cả thông tin bạn cần vào ngay trong tầm tay bạn.

Tại sao Trung tâm tiếng Anh của bạn cần một phần mềm ERP

Để hiểu lợi ích của việc sử dụng một ERP tốt, hãy xem các chức năng chính của hệ thống khi chúng liên quan đến các chương trình giảng dạy.

Những chức năng chính của một phần mềm ERP cho trung tâm tiếng Anh

Tự động hóa

Tự động hóa có lẽ là chức năng hữu ích nhất của ERP.

ERP được thiết kế để đảm nhận nhiều nhiệm vụ và hoàn thành những công việc này giúp người dùng. Đặc biệt, chúng chuyên xử lí những công việc bạn làm thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm).

Một ví dụ về công việc định kỳ thường xuyên mà một ERP quản lý tài chính cho trung tâm giáo dục thường làm là soạn báo cáo về chi phí vận hành của trung tâm bạn, vào tháng trước chẳng hạn. ERP tự động lấy dữ liệu cụ thể từ tất cả các ứng dụng trong hệ thống để bạn không phải tìm kiếm thông tin mình cần.

Một phần mềm ERP tốt thậm chí còn cho phép bạn setup cấu hình các báo cáo thông thường để chúng hiển thị chính xác thông tin bạn muốn theo đúng cách bạn muốn.

Vì vậy, như bạn có thể thấy, ERP giúp bạn tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa. Mà chúng ta đều hiểu rằng “thời gian là tiền bạc”, nên nó cũng sẽ có lợi trong vấn đề tài chính của trung tâm bạn.

Tích hợp tính năng trong ERP

Một chức năng khác của ERP là tích hợp.

Tích hợp về cơ bản chỉ đề cập đến khả năng “liên kết” của một phần mềm với một phần mềm khác. Khi phần mềm từ hai hoặc nhiều phòng ban riêng biệt (ví dụ, phòng Kế toán tài chính và phòng nhân sự của trường) phối hợp chặt chẽ với nhau bằng cách chia sẻ dữ liệu, thì trung tâm của bạn sẽ làm việc và phát triển hiệu quả hơn.

Chẳng hạn, bằng cách sử dụng ERP để tự động chia sẻ thông tin giữa Nhân sự và Kế toán, nhân viên không còn cần phải nhập số theo cách thủ công vào máy tính nhiều lần (nếu có). Việc chia sẻ như vậy giúp giảm đáng kể các lỗi nhập dữ liệu.

Thêm vào đó, các giải pháp phần mềm ERP tốt sẽ duy trì dữ liệu của bạn theo thời gian thực, nghĩa là ngay khi bạn nhập thông tin vào hệ thống, tất cả các bộ phận được kết nối ngay lập tức bắt đầu hoạt động từ dữ liệu cập nhật.

Bằng cách cải thiện độ chính xác của dữ liệu, bạn sẽ có thể tự tin hơn khi tiếp cận mọi quyết định mà mình đưa ra trong khuôn khổ vai trò của mình.

Tính năng sắp xếp

Phần mềm ERP cũng giúp hệ thống quy trình làm việc của trung tâm bạn, không chỉ từ bộ phận này sang bộ phận khác như chúng ta đã thảo luận trong phần “Tích hợp”, mà còn trong từng bộ phận riêng lẻ.

Rõ ràng là một phần mềm nói chung sẽ giúp bộ phận của bạn tránh phụ thuộc vào các giấy tờ, ghi chú và chỉ cần yêu cầu đồng nghiệp của bạn nhớ để làm điều gì đó. Nhưng một hệ thống ERP tốt còn giúp bạn nhiều hơn thế.

Như đã đề cập ở trên, phần mềm ERP bao gồm nhiều ứng dụng hay còn gọi là “app” (về cơ bản là công cụ) và mỗi ứng dụng chia sẻ thông tin với tất cả phần còn lại. Vì vậy, ví dụ: nếu bạn thêm tài khoản người học vào hệ thống của mình ở một nơi, thì ERP sau đó sẽ tự động thêm thông tin người học đó vào tất cả các ứng dụng có liên quan (Tài khoản phải trả, Tài khoản phải thu, Sổ cái chung, v.v.).

Bằng cách này, phần mềm ERP giữ cho tất cả thông tin của bạn được hệ thống hóa, từ tổng thể cho đến riêng lẻ. Nhờ đó, các bộ phận trong trung tâm bạn sẽ được kết nối với nhau để hoạt động hiệu quả hơn.

Phần mềm ERP tốt nhất cần có những yếu tố gì?

Cuối cùng, lợi ích chính mà bạn nhận được từ hệ thống ERP chất lượng cao (trái ngược với ERP thông thường) là nó sẽ được thiết kế đặc biệt cho một trung tâm tiếng Anh. Ngoài ra ERP còn thường được xây dựng riêng cho một doanh nghiệp bán lẻ hoặc một tổ chức phi lợi nhuận.

Nói tóm lại, các hệ thống ERP mà bạn cần cân nhắc nên là những hệ thống linh hoạt. Vì vậy, không chỉ đơn giản là được thiết kế dành cho nhu cầu quản lý trung tâm tiếng Anh, các hệ thống ERP tốt nhất sẽ cho phép bạn cài đặt cấu hình các tùy chọn theo cách mình muốn. Những chức năng này sẽ phục vụ theo nhu cầu cụ thể của bạn với tư cách là một trung tâm tiếng Anh.

Khi bạn có thể thiết lập phần mềm ERP của mình để phục vụ các nhu cầu riêng của tổ chức bạn, bạn đã bước đầu đạt đến thành công trong tối ưu quy trình quản lý trung tâm tiếng Anh của mình.