Tài chính được xem như mạch máu chảy xuyên suốt toàn bộ những hoạt động của doanh nghiệp, tại đây đề cập đến là các trung tâm ngoại ngữ. Để trung tâm của bạn có thể vận hành tốt nhất, thì quy trình quản lý tài chính phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và khoa học nhất. Để làm được điều này, bạn cần phải tuân thủ các nguyên tắc. Vậy quản lý tài chính cho trung tâm ngoại ngữ cần phải tuân thủ những nguyên tắc gì? Hãy cùng Vietnam Teaching Jobs tìm hiểu những thông tin được đề cập trong bài viết để có câu trả lời cho mình nhé!

Quản lý tài chính là gì?

Quản lý tài chính là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Đó là quá trình lập kế hoạch, quản lý, tổ chức và giám sát các dòng tiền để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý tài chính được xem như là một công cụ phải có để kiếm soát các hoạt động tài chính của công ty như mua sắm, kế toán, vay mượn, thanh toán, đầu tư, đánh giá rủi ro… và những thứ khác liên quan đến tiền

Những khó khăn khi quản lý tài chính trung tâm ngoại ngữ

Tài chính luôn là 1 trong những điều được đề cập hàng đầu khi cần phải giải quyết vấn đề nào trong doanh nghiệp. Nhưng thực tế, quản lý tài chính sẽ phải gặp rất nhiều khó khăn từ việc dữ liệu không chính, thiếu hụt nhân sự, thiếu hụt hàng hóa, công cụ hạn chế… dẫn đến việc các trung tâm sẽ phải gặp những rào cản dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong sự phát triển của trung tâm.

Sau đây là những khó khăn mà các trung tâm ngoại ngữ thường gặp khi quản lý tài chính:

• Không thấy hết được các nguồn thu và nguồn chi, không cắt giảm được chi phí vì trung tâm chỉ quản lý nguồn thu và chi căn dựa trên ước lượng và dự đoán, không có một hệ thống ghi nhận, thiếu sự phân tích.
• Các khoản thu, chi hàng ngày của trung tâm chưa được theo dõi sát sao
• Chưa thay đổi cách làm thủ công trong việc xử lý học phí khi học viên chuyển lớp, bảo lưu hoặc chuyển đổi học viên giữa các lớp dẫn đến việc nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
• Các khoản công nợ chưa được kiểm soát chính xác, không có chính sách xử lý nợ tốt nên dẫn đến việc thiếu hụt tiền.
• Không có kế hoạch tài chính cụ thể.
• Có các trung tâm còn đang hạn chế trong xây dựng kế hoạch dòng tiền trong dài hạn.
• Đội ngũ nhân sự phòng tài chính chưa được đào tạo chuyên môn.
  …

Những nguyên tắc quản lý tài chính cần lưu ý cho trung tâm ngoại ngữ.

3.1. Tổ chức lại nguồn tài chính

Tổ chức lại nguồn tài chính là bước đầu tiên để tạo ra dòng tiền. Bạn cần phải theo dõi các phương tiện giao dịch của trung tâm như thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng, tài sản thế chấp, các khoản vay… và cách hiệu quả nhất là dùng phần mềm thứ 3 để có thể theo dõi được các khoản tiền được sử dụng và quản lý kịp thời. Nếu bạn giải quyết được vấn đề này thì nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng và định khoản sẽ luôn ở hệ số an toàn.

3.2. Phân tích dòng tiền và báo cáo thu chi

Việc giám sát và đánh giá định kỳ sẽ giúp bạn đánh giá được tình hình quản lý dòng tiền của trung tâm, tốc độ phát triển và những khó khăn cần giải quyết. Để dễ dàng hơn hãy đặt ra các chỉ tiêu phù hợp để các phòng ban có thể theo dõi và báo cáo.

3.3. Dự báo tài chính

Trung tâm ngoại ngữ cần phải dự báo tài chính thường xuyên và liên tục để có thể kiểm soát và cân bằng giữa dòng tiền vào và ra. Đặc biệt, bạn phải có một kế hoạch tài chính cụ thể cho trung tâm và dự đoán được dòng tiền nhằm cân bằng cân đối thu chi trên cơ sở kết hợp 3 quyết định chiến lược: Taì trợ, đầu tư và phân phối lợi nhuận. Luôn thực hiện có tình huống có thể xảy ra để đảm bảo dòng tiền không bị ảnh hưởng xấu trong những hoàn cảnh khác nhau, đặc biệt là bối cảnh lạm phát ngày nay.

3.4. Kiểm soát dòng lương

Khâu kiểm soát dòng lương là khâu quan trọng trong việc quản lý tài chính cho trung tâm. Bạn hãy kiểm soát số lượng nhân sự cũng như những tiêu chí đánh giá để có thể sử dụng dòng lương chính xác, tránh tình trạng lương bị thất thoát hoặc nhầm lẫn.

Những nhân viên, giáo viên trong nước hoặc ngoài nước sẽ có tiêu chí cũng như mức đô đánh giá khác nhau, nên bạn cần phải được nắm bắt một cách định kỳ và cụ thể để cũng nhân được sự hài lòng của nhân sự.

3.5. Kiến thức về quản lý tài chính

Không thể quản lý tài chính mà không có bất kỳ kiến gì về nó, vì vậy tại mỗi trung tâm cũng cần có các chương trình đào tạo bài bản cho cán bộ tài chính, các nhân sự này nên được tham gia các khóa học ngắn, dài hạn về các kiến thức quản lý tài chính, được tin học hóa đội ngữ nhân viên. Hãy thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo chuyên ngành nhằm học hỏi và cập những phương pháp quản trị tài chính mới để áp dụng vào trung tâm.

3.6. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý tài chính

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ trong việc quản lý tài chính đang được sử dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Vì chúng giúp người chủ quản lý tài chính một cách chủ động và dễ dàng hơn. Ngoài ra nó còn giúp cho bạn phân chia được công việc, giám sát công việc, quản lý tài chính với sự chính xác gần như tuyệt đối.

Trên đây là những thông tin cần thiết liên quan đến quản lý tài chính quan trọng nhất cho trung tâm ngoại ngữ. Hy vọng rằng với những thông tin bổ ích trên bạn có thể áp dụng vào sự phát triển của trung tâm một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn may mắn!