Checklist onboard Giáo viên nước ngoài: 5 bước để họ không… “biến mất” sau 1 tuần
Một giáo viên nước ngoài biến mất chỉ sau vài ngày làm việc không phải là chuyện hiếm. Điều đáng lo hơn là phía sau một hồ sơ “đã tuyển xong” là cả một chuỗi công việc của bộ phận nhân sự: xét duyệt, phỏng vấn, chốt offer, cập nhật học vụ, sắp lớp, điều phối trợ giảng, gửi thông tin học viên…
Và rồi mọi thứ đổ vỡ. Lớp bị hủy, học viên thắc mắc, quy trình phải bắt đầu lại từ đầu. Công sức tuyển dụng, thời gian của cả đội ngũ – trôi sạch.
Vậy phải làm gì để giảm thiểu rủi ro này? Dưới đây là 5 bước cần thiết để đảm bảo giáo viên mới được onboard hiệu quả và duy trì ổn định trong những ngày đầu làm việc, giai đoạn có tỷ lệ rời đi cao nhất.
Sơ Lược Nội Dung
Bước 1: Xác nhận lại cam kết trước ngày làm việc
Một email xác nhận lịch đi làm là chưa đủ. Ở thời điểm mà nhiều giáo viên nhận offer từ nhiều trung tâm cùng lúc, ai chủ động chăm sóc ứng viên tốt hơn sẽ giữ được người.
Việc cần làm:
- Gửi lại thông tin công việc kèm form xác nhận
- Nhắn/gọi điện nhắc lịch bắt đầu 2–3 ngày trước
- Gửi bộ tài liệu nội bộ: hướng dẫn lớp học, quy định vận hành, những việc cần chuẩn bị trước buổi đầu
Mục tiêu: Thiết lập lại cam kết rõ ràng, giảm rủi ro giáo viên thay đổi ý định vào phút chót.
Bước 2: Tổ chức ngày đầu chỉn chu và có người phụ trách
Nhiều giáo viên phản hồi rằng họ cảm thấy bị “thả lỏng” trong ngày đầu tiên. Điều này dẫn đến cảm giác thiếu chuyên nghiệp và không có kết nối.
Cần có:
- Một người phụ trách rõ ràng (HR hoặc quản lý học vụ) đồng hành ngày đầu
- Lịch trình cụ thể cho buổi làm việc đầu tiên
- Giới thiệu đội ngũ, phòng ban, người phối hợp chính trong công việc
Mục tiêu: Tạo cảm giác được đón tiếp chu đáo, có hệ thống.
Xem Thêm: Kênh tuyển dụng Giáo viên nước ngoài 2025: Đâu là lựa chọn tối ưu cho trung tâm của bạn?
Bước 3: Tổ chức dạy thử có giám sát và phản hồi
Thay vì cho giáo viên vào lịch chính thức ngay, hãy bố trí một buổi dạy thử có người dự giờ. Việc này vừa giúp phát hiện sớm sự không phù hợp, vừa tạo cơ hội để giáo viên điều chỉnh kỳ vọng.
Gợi ý:
- Cung cấp đề bài trước và quan sát lớp học
- Sau buổi dạy, phản hồi cụ thể (nội dung, cách tổ chức lớp, tương tác)
- Lắng nghe phản hồi ngược để đánh giá mức độ sẵn sàng gắn bó
Mục tiêu: Đảm bảo giáo viên hiểu rõ cách vận hành thực tế và cảm thấy được hỗ trợ ngay từ đầu.
Bước 4: Theo dõi sát trong tuần đầu tiên
Tuần đầu là giai đoạn giáo viên dễ gặp nhiều bỡ ngỡ và mâu thuẫn nhỏ – nhưng nếu không được phát hiện sớm, có thể dẫn đến nghỉ ngang.
Cần triển khai:
- Thiết lập lịch theo dõi nội bộ giữa HR và Academic
- Gửi form phản hồi ngắn sau mỗi buổi dạy trong 3–5 ngày đầu
- Tạo kênh hỗ trợ trực tiếp (qua email, Zalo, hoặc lịch hẹn 1:1)
Mục tiêu: Phản ứng sớm với vấn đề, thay vì xử lý hậu quả.
Bước 5: Luôn có phương án dự phòng
Rủi ro giáo viên nghỉ ngang luôn tồn tại, bất kể trung tâm chuẩn bị tốt tới đâu. Điều quan trọng là đội ngũ nội bộ cần có kế hoạch xử lý thay thế và truyền thông phù hợp.
Gợi ý:
- Duy trì một danh sách ứng viên dự bị trong tầm liên hệ
- Chuẩn bị trước mẫu thông báo nội bộ và hướng dẫn xử lý lớp nếu có thay đổi giáo viên đột xuất
- Thống nhất với các bộ phận liên quan rằng giáo viên mới luôn cần thời gian theo dõi tối thiểu 7 ngày
Mục tiêu: Không để một giáo viên nghỉ ngang làm gián đoạn toàn bộ hệ thống.
Tuyển dụng xong không đồng nghĩa với hoàn thành. Một giáo viên nghỉ ngang sau vài buổi dạy là đòn giáng trực tiếp vào công sức tuyển dụng, sự phối hợp nội bộ và cả hình ảnh chuyên nghiệp của trung tâm.
Checklist 5 bước này không chỉ giúp giữ người – mà còn giúp bảo vệ quy trình làm việc của chính đội ngũ nhân sự và học vụ, tránh nằm thế bị động.
